【先輩カップルの式場探しのコツ】ゲストに配慮した結婚式場選び – PARTYレポート

2023年11月20日

皆さんこんにちは。
PARTYレポート第4弾は、結婚式当日ではなく、準備期間のエピソードをレポートします。先輩花嫁たちが感じた「やっておいて良かった結婚式準備」です。

皆さんまずは式場探しで苦労するかと思いますが、式場が決まったら本当のスタートです。打合せを進め、様々なことを調べていくと、準備すべきことがたくさんあることに驚くでしょう。あまりの多さに、結婚式準備から目を背けて後回しになってしまう人もいるかもしれません。

「これも用意した方が良いのでは？」
「これも考えておくべきでは？」

と、考えれば考えるほど、準備項目が増えていってしまいます。

今回は、先輩花嫁たちがやっておいて良かった！と思うことを伺って、準備レポをご紹介していきますので、ぜひ一度読んでみてくださいね。

式場探しの前に！招待ゲストの人数・顔ぶれを明確にする

（花緒里さん　仮名）

花緒里さんたちは、とにかくゲスト満足を優先した結婚式にしたいと考え、式場選びを何よりも重要視していました。

まず2人は、どんな規模の結婚式にしたいかを話し合い、そして誰を呼ぶかまで詳細にリストアップしました。そうして、ゲストの中から「＋αのケアをすべき人」を明確にしたのです。

子連れの友人・妊婦の親族・足の悪い祖母・遠方に住む友人…
そんな顔ぶれから2人が導いた式場の絶対条件は以下の通りでした。
・新幹線の駅から徒歩5分以内もしくは無料シャトルバスがある
・駐車場の提携があるもしくは完備
・完全バリアフリー
　・受付～お見送りの導線で屋外を通らない
　・雨が降っても寒くても室内で代替演出が可能
　
条件が多く、厳しかったために、式場の候補は2つのみとなりました。
しかし、2つのみだったからこそ、迷うことはなくしっかりと2か所を比較してより良い方の式場を選ぶことが出来ました。

この条件を満たす式場だったからこそ、例えば「タクシーチケットを用意した方が良いかな」「寒さや雨対策を考えなきゃ」「駐車場が無いから自己負担してもらうのが申し訳ないな」等を気にかける必要はなく、『おもてなし』に全力をかけて準備を進めることができました。

ゲスト1人1人に合った気遣いは式場決定から始まる

きっと今準備されている新郎・新婦の皆さんは、お子様連れの方やご高齢の方、妊婦さん等への配慮を一生懸命考えていることと思います。

もちろん、式場決定後に考え始めるのでも遅くはありませんが、例えば、「雨なのに外を通らなくてはいけない」や「アクセスが悪いから一部ゲストの負担が大きい」、「車イスの祖母が段差を降りなくてはいけない」等という『2人が努力してもどうにもならない式場由来の部分』には出来ることが限られます。

どうすれば少しでも負担が減らせるか？と考えるよりも、そもそもそんな悩みをもつ必要がない会場を選べたら、その他の準備に全力を注ぐことが出来ますよね。

どんな天候でもゲストが不快にならないかが重要

著作者：freepic.diller／出典：Freepik

きっと誰しもが、天気が良くて温かい3～5月や9月～11月に結婚式を挙げたいと考えますよね。しかし、例えば、「仕事の繁忙期の都合で1月2月が良い」や、「予算の都合で値引きが大きい7月にした」等、天候の影響を受ける時期だった方も多いと思います。

またどんなに良い時期を選んだとしても、台風が来たり、雨が降ったり、強風だったりと、当日がどんな天気になるかは分かりません。だからこそ、天候によってゲストが不快な思いをするような作りの式場は避けるようにしましょう。

ゲストに配慮したポイント

結婚式場探しにおいて、ゲストに対する配慮は様々なポイントで可能です。今回のおふたりは特に式場へのアクセスや天候・季節においてゲストの配慮を重要視されていました
アクセス以外のポイントにも目を向けてゲストに対してできる配慮をいくつかまとめます。

アクセス

会場選びの段階で公共交通機関からのアクセスの良さを考慮することが大切です。
しかし、それだけでなく、遠方からのゲストや高齢者、車椅子を使用する方などへの配慮も忘れてはいけません。例えば、最寄り駅から会場までのシャトルバスを手配したり、タクシー会社と提携して割引サービスを提供したりするのも良いでしょう。また、駐車場の確保や、車で来られるゲストへの詳細な道順の案内も大切です。さらに、当日の天候や交通状況に応じて、臨機応変に対応できるよう準備しておくことも重要です。このようなきめ細やかな配慮が、ゲストの皆様に安心して参列いただける温かな結婚式につながるのです。

駐車場

会場の駐車スペースの有無を事前に確認し、十分な台数が確保できるかを把握しておくことが大切です。招待状には、駐車場の情報を明記し、駐車希望の方には事前にお知らせいただくようお願いすることが望ましいでしょう。また、駐車場が限られている場合は、公共交通機関での来場を促すメッセージも添えると良いです。
さらに、遠方から来るゲストに対しては、お車代を用意することも一つの配慮です。交通費の負担を軽減することで、参加しやすくなります。また、近隣の駐車場やコインパーキングの情報を提供することで、ゲストがスムーズに移動できるようサポートすることも重要です。このような細やかな配慮が、ゲストにとって心地よい結婚式の一助となるでしょう。

会場内の動線

ゲストの快適さと式の円滑な進行に大きく影響する重要な要素です。まず、受付から披露宴会場、そして二次会会場へと続く自然な流れを作ることが大切です。この際、ゲストが迷わずに移動できるよう、適切な案内表示やスタッフの配置を心がけましょう。
また、トイレや喫煙所、クロークなどの付帯設備へのアクセスも考慮する必要があります。これらの場所へ向かう際に、メインの動線と交差せず、スムーズに移動できるよう設計することで、混雑を防ぎ、ゲストの快適性を高めることができます。
さらに、高齢者や車椅子を使用するゲストにも配慮し、段差を少なくしたり、エレベーターの位置を確認したりすることも重要です。こうした細やかな配慮が、全てのゲストにとって心地よい空間を作り出し、思い出に残る素晴らしい結婚式につながるのです。

クロークや化粧室

クロークや化粧室の設備をしっかりとチェックすることが非常に重要です。これらの施設は、ゲストの快適さに直接影響を与える要素であり、式全体の印象を左右する可能性があります。
まず、クロークについては、その場所と規模を確認しましょう。受付近くにあり、ゲストが荷物を預けやすい位置にあるかどうかがポイントです。また、冬季の厚手のコートや、遠方からのゲストの大きな荷物にも対応できる十分なスペースがあるかも確認しましょう。
化粧室に関しては、数や広さ、清潔さはもちろんのこと、会場からのアクセスの良さも重要です。特に、女性用化粧室には、メイク直しのためのスペースや鏡が十分にあるかどうかをチェックしましょう。また、バリアフリー対応の多目的トイレの有無も確認すると良いでしょう。
これらの設備が充実していることで、ゲストは快適に過ごすことができ、結果として式全体の満足度も高まります。新郎新婦が直接設備を用意するのではなく、式場選びの段階でこれらのポイントをしっかりと確認することで、ゲストへの心遣いが行き届いた素晴らしい結婚式を実現できるでしょう。

喫煙スペースの有無と場所

喫煙スペースがどのように配置されているか、披露宴会場からどう移動すればいいのかをチェックしておくと良いでしょう。
例えば、喫煙スペースが会で他のゲストの動線を妨げないか、また非喫煙者との距離が適切かどうかを確認することで、式全体の雰囲気を損なわずに済みます。また、屋外の場合は天候に左右されないような工夫がされているかも考慮すべきポイントです。このように、事前に喫煙スペースについても確認しておくと、喫煙者のゲストも安心して結婚式を過ごしてもらえるでしょう。

バリアフリー対応

バリアフリー対応の確認は非常に重要なポイントです。高齢のゲストや身体に不自由のある方、小さなお子様連れの方など、様々な状況のゲストが快適に過ごせるよう配慮することが大切です。
まず、エントランスから会場までの移動がスムーズにできるかどうか、段差がないか、または傾斜路や簡易スロープが設置されているかをチェックしましょう。
また、挙式会場や披露宴会場が車いすでも利用可能かどうかを確認します。車いす使用者が参列できるスペースがあるか、また新郎新婦が車いすを使用する場合でも挙式が行えるかどうかも重要です。
さらに、多目的トイレの有無も重要なポイントです。車いす使用者だけでなく、小さなお子様連れの方にとっても便利な設備です。
これらの点を事前にしっかりと確認することで、全てのゲストが安心して参加できる結婚式を実現できます。バリアフリー対応の充実した会場を選ぶことは、新郎新婦の思いやりの心を表す素晴らしい配慮となるでしょう。

妊婦・子連れゲストへの配慮

妊婦や子連れゲストへの配慮も重要です。
まず、妊婦の方への配慮として、休憩スペースの有無を確認しましょう。長時間立ち続けることが難しい妊婦の方が、適宜休憩できる場所があるかどうかは重要です。また、トイレの位置や数も確認し、頻繁に利用できる環境かどうかをチェックしてください。
子連れゲストに関しては、授乳室やおむつ替えスペースの有無が大切です。これらの設備が整っているかどうかで、子育て中の親御さんの参加のしやすさが大きく変わります。また、キッズスペースや子供用の食事メニューがあるかどうかも確認しておくと良いでしょう。
さらに、ベビーカーの置き場所や、会場内の段差の有無なども重要なチェックポイントです。バリアフリー対応がされているかどうかは、妊婦や子連れゲストだけでなく、高齢者の方々にとっても重要な要素となります。

子供用の食事メニュー

子供メニューについても充実しているかどうかを確認しておきましょう。子連れゲストが安心して参加できるように、子供たちが喜ぶメニューを用意している会場は、親御さんにとっても大きな魅力となります。
具体的には、子供向けの食事がどのような内容で提供されるかをチェックします。例えば、カレーやハンバーグ、オムライスなど、子供が好む定番メニューが含まれていると良いです。また、アレルギーに配慮した選択肢や、食べやすいサイズにカットされた料理があるかも確認するポイントです。
さらに、子供用の食事が大人の料理と同じテーブルで提供される場合、見た目にも楽しい盛り付けや、可愛らしい形状の料理などがあると、子供たちも喜んで食べてくれるでしょう。こうした配慮は、新郎新婦の心遣いとしてゲストに伝わり、結婚式全体の雰囲気をより温かいものにします。

遠方ゲストへの対応

遠方からのゲストへの配慮が非常に重要です。まず、アクセスの良い会場を選ぶことが大切で、主要駅からの近さや送迎バスの有無を確認しましょう。また、宿泊先の手配や宿泊費の一部負担を考えることで、ゲストが安心して参加できます。
引き出物についても、後日配送や軽量なものを選ぶと移動時の負担が軽減されます。このような配慮が、新郎新婦の温かい心を伝え、全てのゲストが楽しめる素晴らしい結婚式につながります。

まとめ

如何でしたでしょうか。
ネットでどんな準備をすべきなのかを調べると、大小さまざまな準備項目が出てきて、準備を楽しめなくなってしまいますよね。
今回ご紹介したレポートを、「全てを細かく考える」のではなく、「自分自身に余裕を作る下準備」をする内容のものをピックアップしてみました
ぜひ今回のレポートを参考に、自分のこだわりを叶えるために、どんな下準備が必要なのかを考えてみてくださいね。