【二次会 幹事代行の選び方】サービス内容と失敗しない代行会社の選び方！

前回の記事「【結婚式の二次会】幹事は誰に頼む？お願いするときのポイントもご紹介！」では、二次会幹事の役割や頼む際のポイントなどをご紹介しました。
今回は二次会準備のポイント「二次会幹事代行業者」に焦点をあててみていきましょう。

二次会幹事代行業者とは、二次会の企画から当日の運営までを任せられる二次会をプロデュースしてくれるエキスパートです。友人に幹事を頼む必要がないので、誰にも負担をかけることなく二次会を開催できます。
しかし、二次会幹事代行会社を探してみると、嘘か本当かわからないおすすめ会社のランキングページがとても多く表示されます。それって本当にユーザ目線で選ばれた二次会代行会社なのか分かりませんよね。 広告収益目的のランキングかもしれませんし、そもそもそのランキング自体を二次会代行会社が作ってるものかもしれませんし。

そこでこの記事では、二次会幹事代行業者のサービス内容やメリット・デメリット、失敗しないための業者選びについて、具体的なチェックリストを通してご紹介します。
ぜひ参考にしてみてくださいね。

二次会幹事代行業者とは？

二次会幹事代行業者とは、結婚式の二次会の幹事をプロが代行してくれるサービスのことです。結婚式の二次会幹事を友人などに頼むと、幹事の仕事はたくさんあるため大きな負担になってしまう可能性があります。新郎新婦が自分たちで準備することもできますが、結婚式の準備と並行して二次会準備を行わなければならないのでとても忙しく大変です。
「誰にも負担をかけずに、みんなで二次会を楽しみたい！」という願いをかなえてくれるのが二次会幹事代行業者なのです。二次会幹事代行業者は2003年ごろから始まり、利用者は年々増加傾向にあるようです。

二次会幹事代行のサービス内容

二次会幹事代行を頼むとどのようなことを請け負ってくれるのか気になりますよね。二次会幹事代行業者のサービス内容は会社やプランによってさまざまです。ここでは一般的なサービス内容の一例をご紹介します。

会場の紹介や手配

ほとんどの二次会幹事代行業者では提携している二次会会場があるため、人数や予算、二次会のイメージに合った会場を紹介してくれます。会社によっては新郎新婦が探した会場でも対応してくれるので、二次会会場にこだわりがある人は事前に確認しておくといいでしょう。会場の手配や会場とのやりとりは、基本的に二次会幹事代行業者が行ってくれます。

ゲストの招待や出欠管理

二次会ゲストをどのように招待するのか(招待状、メール、アプリ、WEB招待状など)について、おふたりに合った方法を提案してくれます。その後、出欠管理の窓口になって取りまとめてくれるので、直前や当日の人数変更にもスムーズに対応してもらえますよ。

二次会の打ち合わせ

結婚式のように二次会専属のプランナーが付いて、二次会のプログラムやタイムテーブルを決める打ち合わせを行います。二次会のイメージや新郎新婦の希望を聞きながら、さまざまな提案をしてくれますよ。打ち合わせ回数は会社によりますが、目安としては2～3回程度。新郎新婦が忙しくて予定が合わない場合は、回数を減らしたり電話などで対応してくれたりすることもあります。

機材やアイテムの手配

当日使用する機材やゲームの景品準備、プチギフトなどの手配をしてくれます。プチギフトを配るカゴやビンゴゲーム機など、二次会で使う備品を貸し出してくれることも。景品やプチギフトが前日までに会場に届いているかどうかの確認も行ってくれるので安心ですね。

二次会当日の運営

二次会当日の運営をすべて二次会幹事代行業者にお任せできます。受付や司会進行まで行ってくれるので、新郎新婦のおふたりは安心して二次会を楽しめますね。当日のサービス内容例は以下の通りです。

二次会幹事代行のメリット・デメリット

ご紹介したように、二次会幹事代行業者はさまざまなサービス内容を提供してくれます。では、友人ではなく二次会幹事代行業者に頼むとどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。それぞれのポイントをみていきましょう。

メリット

ゲストに負担をかけずに済む

二次会幹事を友人に頼むと、事前の打ち合わせや準備だけではなく二次会当日の進行や受付などもあるためとても忙しく負担をかけてしまいます。幹事である前に大切なゲストでもあるので、二次会も思いっきり楽しんでほしいですよね。
二次会代行業者にお願いすれば、誰にも負担をかけずに全員で二次会を楽しめるのがメリットですよ。

気兼ねなく要望を伝えられる

友人に幹事を頼んだ場合、「もっとこうしたい」と思っていても気を遣ってしまいなかなか素直な意見を言えないことがあります。二次会代行業者に頼めば、相手はお金を支払ってお願いしている業者なので気兼ねなく要望を伝えられるのが魅力。おふたりの要望を聞き取って、理想通りのパーティーに仕上げてくれるでしょう。

プロなので安心感がある

何度か二次会幹事を経験している人でも、二次会の打ち合わせから当日の進行までを行うのはとても大変なことです。念入りに準備したつもりでも、二次会当日に不備が出てきてスムーズにいかない可能性もあります。しかし、二次会幹事代行業者は二次会のプロなのでしっかりと二次会を進めてくれるという安心感があるのがメリット。プロならではの目線で企画や提案をしてくれたり、ハプニングにもすぐに対応してくれたりと二次会をスムーズに進めてくれます。細かいことでも気軽に相談できるのも魅力ですね。

デメリット

費用がかかる

当たり前のことではありますが、二次会幹事代行業者に頼むと費用がかかります。友人に幹事をお願いした場合も幹事へのお礼などで費用はかかりますが、やはり二次会幹事代行業者を頼む費用よりも友人に幹事を頼む方が安く済む傾向にあります。
新郎新婦の自己負担を減らそうとすると会費を上げる必要があり、そうなるとゲストから不満が出る可能性も。二次会の人数や演出、二次会幹事代行業者のプラン内容などによっても変わってくるのでまずは見積もりを出してみるのがおすすめ。どこにお金をかけるのか、予算はどのくらいなのかをお二人で話し合いながら決めていくといいでしょう。

アットホーム感がなくなる

二次会幹事を友人に頼む場合、うまく進行できなかったり言葉を間違えてしまったりと失敗がつきものです。そんな場面で笑いが起きたり温かい掛け声があったりと、慣れない人が担当するからこそ和気あいあいとしたアットホームな雰囲気が作られます。
しかし、二次会幹事代行業者に頼む場合はプロが行うので完璧でカッチリした雰囲気の二次会になる可能性が。マニュアル化された演出や進行で、アットホーム感はなくなってしまうかもしれません。

会社や担当者によってクオリティが異なる

二次会幹事代行業者はいくつもあり、それぞれの会社によって特徴やサービス内容が異なります。しっかり確認しないまま契約してしまうと、提携会場に恵まれなかったりプラン内容が不十分で予算オーバーしてしまったりする可能性も。
また、専属のプランナーと相性が合わないことやプランナーの対応に不満を感じることもあります。二次会幹事代行業者を決めるときはサービス内容や会社の特色、担当者の雰囲気などもしっかりチェックするようにしましょう。

二次会幹事代行の費用相場は？

二次会幹事代行業者の料金システムは大きく分けると2パターンあります。それぞれを詳しくみていきましょう。

基本料金パターン

二次会幹事代行業者のサービス内容がすべて「基本料金」の中に組み込まれているパターンです。プランによってサービス内容が異なるため、費用相場が5～20万と幅があるのが特徴。新郎新婦を含めたゲストの飲食代とサービス料(会場料)は別途かかってくるので注意が必要です。ゲストが何人であっても基本料金は変わらないので、ゲストの人数が少ない場合は自己負担額が多くなる可能性があります。

会費パターン

二次会幹事代行業者の費用と飲食代などの会場料すべてをゲストからの会費でまかなうパターンです。総額をゲストの人数で割って、会費を決めていきます。この場合、新郎新婦の自己負担は基本的にゼロになるのが特徴です。ただし、演出や料理などにこだわりすぎるとゲストの会費が高くなってしまうので注意しましょう。

二次会幹事代行を選ぶときのポイント！

二次会幹事代行業者はたくさんあるので、何を基準に選べばいいのか悩んでしまいますよね。ここでは、おふたりの希望に合った会社を見つけるためにチェックして欲しいポイントをご紹介します。

二次会代行業者選びのチェックリスト

結婚式二次会の代行業者を選ぶ際には、いくつかの重要なポイントに注目する必要があります。まず、業者の信頼性を確認するため、過去の実績や顧客の声をしっかりと調べましょう。サービス内容については、基本料金に含まれるものと追加料金が発生するものを明確に区別できているかがとても大切です。また、見積もりの透明性や契約条件の分かりやすさも重要な判断材料となります。
業者とのコミュニケーションも成功の鍵を握ります。打ち合わせの際の対応の丁寧さや、要望への柔軟な対応力を見極めましょう。当日の運営については、十分なスタッフ数が確保されているか、緊急時の対応策が用意されているかも確認が必要です。さらに、参加人数の変更や特別な演出の希望にも柔軟に対応してくれる業者を選ぶことで、より思い出に残る二次会が実現できます。
地域に根差した業者であれば、地元のお店との連携や地域特有の習慣にも詳しく、よりスムーズな進行が期待できます。また、二次会後のフォローアップ体制が整っている業者は、トラブルが発生した際の対応も安心です。実際の利用者の体験談や具体的な実施例を確認することで、より具体的なイメージを持って業者選びを進めることができます。これらのポイントを総合的に判断することで、ご自身に最適な二次会代行業者を見つけることができるでしょう。

二次会代行業者の選び方

結婚式二次会の代行業者選びは、一生に一度の大切な思い出づくりに関わる重要な決断です。信頼できる業者を見分けるポイントや、契約前の確認事項、見積もりの比較方法をしっかり押さえることで、後悔のない選択ができます。特に業者選びでは、表面的な宣伝文句や価格だけでなく、実際のサービス品質や対応力を見極めることが大切です。以下、具体的な選び方のポイントについてご説明します。

事前に無料相談を受けてみよう

まずは気になった二次会幹事代行業者に資料請求してみるのがおすすめです。その後、いくつか候補が絞れたら無料相談会に参加してみましょう。ほとんどの二次会幹事代行業者では事前に無料で相談会や説明会を行っています。店舗での相談会や、店舗を持たない会社などは出張型の相談を行っていることがあるので、おふたりの住んでいる地域で相談会ができるかどうか確認してみてくださいね。

料金体系の明確さ

例えば「基本プラン30名様8万円」といった明確な表示があり、司会者や音響機材などの基本設備、メニュー内容まで詳しく記載されているかを確認しましょう。また、人数の増減による料金変更や、装飾、記念品などのオプション料金もはっきりと提示されているかがポイントです。

追加費用の確認

「人数変更による料金調整」「特別な演出にかかる費用」「キャンセル料」など、想定される追加費用をすべて具体的に確認しましょう。見積書には、それぞれの項目が明確に記載されているかもチェックしてください。特に重要なのは、打ち合わせの回数制限やスタッフの追加派遣費用、当日の時間延長料金などの細かい部分です。

サービス内容の確認

「司会進行」「会場コーディネート」「余興サポート」といった基本項目に加えて、受付スタッフの人数や、写真・動画の撮影、プロジェクターなどの備品利用、さらには事前打ち合わせの回数まで、できるだけ細かい部分まで確認することをおすすめします。
どの二次会幹事代行業者も基本的なサービス内容は同じものの、それ以外に独自のサービスを行っていることがあります。例えば、二次会ドレスレンタルや写真撮影サービス、ウェルカムボード作成、映像演出など会社によってさまざまです。サービス内容が無料か有料かは会社によるので、しっかりとチェックしておくことが大切です。

直接の打ち合わせ

対面での打ち合わせが可能な業者を選びましょう。特に装飾や演出の具体的なイメージは、実物のサンプルを見ながら相談できると安心です。また、打ち合わせの際は、当日のタイムスケジュールや、BGM選び、会場装飾など、細かい要望も伝えやすい雰囲気かどうかも大切なポイントとなります。

口コミや評判のチェック

最近の利用者の声を中心に確認することをおすすめします。特に、実際のパーティー写真やお客様の声が定期的に更新されているかどうかもチェックポイントです。SNSでの評価も参考になりますが、極端な評価は控えめに判断するのが賢明です。

専属プランナーの有無

打ち合わせから当日の進行まで、一貫して同じ担当者がサポートしてくれる体制があるかを確認しましょう。また、担当者が急に変更になった場合のバックアップ体制についても事前に確認しておくと安心です。

当日の体制をチェック

意外と盲点なのが、事前の打ち合わせを担当したプランナーが当日も担当するのかどうかという点。会社によっては事前打ち合わせと当日の担当プランナーが代わってしまうことがあります。打ち合わせでお願いしたことが伝わっていないなどの事態を避けるためにも、打ち合わせから当日まで専属プランナーが担当してくれるかどうかを確認するようにしましょう。
また、二次会当日にスタッフが何人体制で対応してくれるのかを聞いておくと◎。多い方が良いわけではありませんが、あまりに少なすぎる場合はしっかりと運営できるのかどうかを確認すると安心ですね。

提携会場の提案

希望の場所や予算に合わせて複数の選択肢を提案してくれるかどうかがまず重要です。例えば、駅からの距離や収容人数、会場の雰囲気、設備の充実度など、具体的な条件に応じた会場を複数紹介してくれる業者を選びましょう。また、提携会場以外でも対応可能かどうかも、選択の幅を広げる上で大切なポイントとなります。
特に確認したいのは、会場の下見が可能かどうか、会場キャンセル時の代替案の提案があるか、会場費用に含まれる設備（映像・音響機器、装飾など）の範囲、追加設備の料金、時間外延長の可能性と料金などです。

相性の良さ

無料相談やオンライン相談を活用して、実際に担当者とじっくり話をすることをおすすめします。特に、こちらの希望や不安な点をしっかりと聞いてくれる姿勢があるか、また具体的な提案力があるかどうかを見極めることが大切です。経験を活かしたアドバイスをくれたりする担当者であれば、安心してお任せできるでしょう。また、質問への回答が曖昧だったり、こちらの意見を否定的に捉えたりする場合は要注意です。

成功事例と失敗事例

「どんなトラブルがあり、どう対処したか」という具体的な話を聞くことで、業者の問題解決能力や誠実さを判断することができます。例えば、「当日のゲストの急な体調不良にどう対応したか」「会場設備のトラブルをどう解決したか」といった実例を聞いてみましょう。業者が失敗事例も含めて正直に話してくれる姿勢があれば、それも信頼性の高さを示す良い指標となります。

二次会代行業者選びを失敗しないために

これまでご説明してきた二次会代行業者選びのポイントをもとに、失敗しないためのアドバイスをまとめさせていただきます。
まずは早めの準備がとても大切です。人気の会場や日程は半年前にはいっぱいになってしまうことも多いので、時間に余裕を持って始めましょう。業者選びでは、必ず複数の業者の見積もりをもらい、サービス内容や料金を細かく比べてみてください。一見安く見える見積もりでも、後から追加料金が必要になることもあるので、基本料金に含まれる内容はしっかり確認しておきましょう。
また、契約前には必ず担当者と直接会ってお話しすることをおすすめします。メールや電話だけでなく、実際に会ってお話しすることで、対応の丁寧さや相性の良さが分かります。このとき、過去の実績写真やお客様の声もできるだけ見せてもらいましょう。
最後に、正式な契約の前には契約書の内容をよく読み、特にキャンセルの条件や当日のトラブル対応についてはしっかりと確認してください。分からないことがあれば、遠慮せずに質問することが大切です。
あせらず、じっくりと、そして自分たちの希望をしっかりと伝えながら業者選びを進めることで、きっと素敵な思い出作りのお手伝いをしてくれる業者が見つかるはずです。

まとめ

今回は二次会幹事代行業者についてご紹介しましたが、いかがでしたか。
二次会幹事代行業者は比較的最近始まったサービスなので、まわりに利用したことがある人が少なかったり情報が不確かだったりして不安に思っている人もいるでしょう。
ご紹介したように、二次会幹事代行業者を使えばゲストみんなで二次会を楽しめて新郎新婦の負担も減らすことができます。
費用の問題などデメリットもあるので、どの方法が1番良いのかおふたりでよく話し合ってみてくださいね。