【二次会の役割決め】幹事の役割は何がある？スムーズに進めるための役割分担とは？
前回の記事「【二次会のプログラム】プログラム作りのポイントは？人気の演出や避けた方がいいプログラムって！？」では、二次会のプログラムを作るときのポイントや流れについてご紹介しました。
今回は二次会準備のポイント「二次会の司会・役割を決める」に焦点をあててみていきましょう。
「二次会の幹事を友人に依頼したから、あとはもう幹事にお任せしよう！」と思っている人はいませんか？幹事の仕事はたくさんあるため、しっかり役割分担をしておかないと忘れていたり漏れていたりして二次会がスムーズに進められなくなってしまいます。
しかし、二次会幹事にはどんな役割があるのか分からない人もいますよね。
そこで、この記事では二次会幹事の役割分担について準備段階と二次会当日に分けて詳しくご紹介します。役割分担する上での注意ポイントもご紹介しているので、参考にしてみてくださいね。
二次会をスムーズに進めるために！役割分担をしよう
結婚式の二次会で幹事を友人にお願いする場合、2～4名にお願いするのが一般的です。しかし、二次会の運営をするためにはさまざまな役割分担が必要なので幹事だけでは手が足りなくなる可能性も。二次会の規模が大きい場合やイベントが多いときは、他のゲストにも事前に声をかけて手伝ってもらえるようにしましょう。
二次会の準備や当日をスムーズに進めるためには、役割分担を明確する必要があります。役割を決めるときは新郎新婦が一方的に決めてしまうのではなく、話し合って決めていくのがおすすめ。それぞれの役割には向き・不向きもありますし、苦手なことをお願いしてしまうとゲストの負担になってしまいます。みんなが納得できるように話し合って、しっかりと役割を決めていきましょう。
では、二次会ではどのような役割があるのでしょうか。「準備段階」と「二次会当日」に分けて役割をみていきましょう。
準備段階での役割分担
まずは、二次会の準備を進めるときの役割をみていきましょう。準備段階でも役割分担をしておくとスムーズに準備を進められますよ。
幹事リーダー：1名
全体を把握し幹事やスタッフを取りまとめる重要な役割です。幹事以外で手伝ってくれる人とのやり取りも担当します。それぞれの進捗状況を管理したり、新郎新婦や会場との連絡をとったりする役割です。
ゲストの出欠受付：1～2名
事前準備の中で最も重要な役割がゲストの出欠受付です。新郎新婦から二次会の招待客リストを受け取って、招待状を発送します。出欠を取りまとめて、当日のゲスト名簿の作成までを行います。ゲストの連絡先の管理や招待状送付を新郎新婦に任せて、出欠の取りまとめの役割だけを担う場合もあります。
会計担当：1名
二次会の予算を管理する役割です。会費×参加人数でゲストから得られる金額を算出し、それぞれの項目にどれくらいの費用が必要なのか細かく予算を立てておくと安心です。イベントの景品や余興の備品などを購入した場合は、レシートや領収書をとっておきましょう。
余興・イベント担当：1名
二次会で行う余興やイベントの企画をしたり、備品や景品などの手配を行ったりする役割です。音源や映像などを使用する場合は、その手配や管理も行います。余興を友人にお願いする場合などは、余興担当と連絡を取り合っておくと安心です。
二次会当日の役割分担
二次会当日は準備段階とは違う役割分担が必要になります。それぞれの役割をみていきましょう。
幹事リーダー：1名
当日は具体的な業務は担当せずに、全体を把握し調整・判断する大切な存在です。お店とのやりとりや、二次会のスケジュールの管理、幹事スタッフだけではなく他スタッフの動きの確認や指示などを行います。
受付・会計：2～3名
会場受付にてゲストから会費を受け取り、名簿にチェックをしていきます。お金を扱う役割なので、信頼できるしっかりした人にお願いするのがおすすめです。一般的に受付は二次会開始の30分前頃からスタートしますが、時間ギリギリに来るゲストも多いので混雑時に対応できるように多めに受付を配置しておくと◎。事前業務でゲストの出欠受付を担当した人がそのまま受付・会計も担当すると、スムーズに進められますよ。
クローク：1～2名
ゲストの荷物預かりや管理をする役割です。会場によってはお店のスタッフが担当してくれることもあります。結婚式の引出物や冬場はコートの預かりなどがあるので、1名では業務がまわらない場合も。ゲストの人数が多いときや披露宴からそのまま参加する人が多い場合などは、配置人数を増やしたり受付の人に手伝ってもらったりするといいでしょう。
また、お開き後のクロークは一気にゲストが集中するためクローク業務が忙しくなります。手の空いたスタッフはクローク業務を手伝えるようにしておくと、スムーズに進められますね。
司会：1～2名
パーティーを進行する係で、二次会全体の雰囲気を左右する重要な役割です。盛り上げるのが上手な人や、人前で話すのが得意な人などにお願いするといいでしょう。新郎側・新婦側からそれぞれ1名ずつ選出して2名で司会を行ったり、メイン司会とは別に盛り上げ上手な人にイベントや余興の時だけ進行をお願いしたりするパターンもあります。
また、ゲストに負担をかけたくない場合やゲストに司会をお願いできる人がいないときはプロの司会者を発注する方法もありますよ。
進行の補助役：1～2名
司会のフォローをしたり二次会の進行をサポートしたりする役割です。新郎新婦のアテンドやイベントの補助、ゲームの景品渡しなどさまざまな業務を担当します。あまり目立たないポジションではありますが、補助役の動き次第で二次会がスムーズに進められるかどうかが決まると言っても過言ではありません。司会と仲の良い友人など、司会とやりとりしやすい人にお願いするといいですね。
音響・映像担当：1名
場面に合わせて音楽を流したり、映像を流す機材の操作をしたりする役割です。自分たちで機材を操作しなければならないので、機材の操作方法など事前に会場スタッフと打ち合わせできる人にお願いするようにしましょう。
また、会場によっては会場スタッフが機材を操作してくれることも。その場合はどこでどんなＢＧＭを流すのかを進行表と照らし合わせながら打ち合わせをします。
役割の中でも重要な司会！プロにお願いする方法も
さまざまな役割をご紹介してきましたが、役割の中でも重要なのが司会です。司会はパーティーを盛り上げるだけではなく、時間配分も確認しながら進行しなければならないので初心者にはとても難しい役割ですよね。司会をゲストに頼むと、事前に進行の打ち合わせや原稿の作成をして当日は時間を気にしながらゲスト全体に目を配って…とかなり大変な思いをさせることになります。二次会当日は料理やドリンク、イベントなどを楽しむことは難しいでしょう。
「ゲストに過度な負担をかけたくない」「二次会をしっかりと進めたい」という人は、プロの司会者をお願いする方法があります。プロの司会を依頼する先としては、次の3つのパターンがありますよ。
司会者派遣会社
さまざまなタイプの司会者が在籍しているので、新郎新婦の希望に合った司会者を選べるのが魅力です。万が一司会者が体調不良などで担当できない場合も代役を依頼できるなど、司会者専門の派遣会社だからこその安心感もあります。
デメリットとしては費用が高いこと、地域によっては派遣できる司会者が少ないことなどが挙げられます。
二次会代行業者
二次会代行業者と聞くと二次会全体をお願いするイメージがありますが、実は業者によっては司会サービスだけをお願いできることがあります。二次会代行業者で司会を依頼するメリットは、二次会を多く担当している司会者ばかりなので二次会の進行がスムーズに進められて上手に盛り上げてくれるという点です。新郎新婦の情報や「こんな二次会にしたい」という要望を伝えれば、アレンジしたトークで二次会の雰囲気作りをしてくれますよ。
関連記事：【二次会幹事代行を依頼】二次会幹事代行業者のサービス内容やメリット・デメリットをご紹介！
フリーランス司会者
会社ではなく個人との契約になるので、新郎新婦の要望に柔軟に対応してくれるのが魅力です。対面での打ち合わせができたり、相場より費用を安く抑えられたりします。
デメリットとしては、見つけるのが難しいことと司会者が体調不良や事故など万が一のときに代役を立てられないという点です。また、個人との契約なので条件などはしっかりと確認しておくようにしましょう。
二次会の役割分担での注意ポイントをご紹介！
二次会の役割分担をする上で気を付けて欲しいポイントが3つあるので、みていきましょう。
お金に関係することは新郎新婦も交えて考えよう
会計担当はお金を扱うため、とても大切な役割です。特にゲストが多い場合は、会費を回収するとかなりの金額になります。集めた会費をどこでどのように管理するのかを事前に新郎新婦と相談しておくようにしましょう。
また、二次会当日にゲストが来られなくなりお金が足りないなどのトラブルも考えられます。お金に関することは幹事だけで抱え込まずに、新郎新婦を交えて考えていくようにしてくださいね。
会場準備はみんなで分担しよう！
二次会当日、役割に関わらず早めに会場に入ってみんなで会場準備を行いましょう。会場装飾や受付準備、備品の搬入などやることがたくさんあります。全員で会場設営をして、その後二次会の流れや役割の確認など最終打ち合わせをしておくと安心して二次会をスタートできますよ。
お開き後は片付け＆忘れ物チェックを！
二次会がお開きになった後は、手の空いている人たちで片付けと忘れ物確認を行いましょう。持って帰る荷物をまとめておけば、会計後スムーズに退出できますね。
まとめ
今回は二次会幹事の役割についてご紹介しましたが、いかがでしたか。
二次会にはさまざまな役割があり、役割分担をすることでスムーズに二次会を進められます。役割には向き・不向きがあるので、話し合ってみんなが納得できるように決めていけるといいですね。