ブライダルフェアをキャンセルする前に知っておきたいことと当日キャンセルの手順
ブライダルフェアのキャンセルを考える前に
ブライダルフェアの重要性と役割
ブライダルフェアのキャンセルを考える前に、ブライダルフェアが結婚式場探しでどれだけ重要なイベントなのかを知っておきましょう。ブライダルフェアは結婚式場を探す上でとても大事なステップです。写真や式場公式サイト、ウェディングポータルサイトの情報だけでは伝わらない会場の雰囲気や空気感を感じることで、ふたりの理想のウェディングのイメージとマッチするかどうかを確認できます。
また、ブライダルフェアでは会場スタッフさんやウェディングプランナーさんと直接対話する機会がたくさんあります。今後に結婚式の準備を進めていく上においては、専任のウェディングプランナーさんやスタッフさんのサポートやアドバイスは絶対に欠かせません。ブライダルフェアの中で質問や相談をすることで、会場見学をアテンドしてくれるプランナーさんや会場のスタッフさんとの相性やコミュニケーションのスタイルを確認することができます。
ブライダルフェアをキャンセルする前に、これらの重要性をきちんと知って、キャンセルするのか、予定を繰延するのか（繰延できる予定であればですが）をしっかりと考えて判断しましょう。
キャンセルの対応
ブライダルフェアをキャンセルする理由は人それぞれです。
急なスケジュールの変更、何らかのトラブルに巻き込まれる、参加予定の相手や家族の都合などが考えられます。
どんな理由でブライダルフェアに参加できなくなったとしても、キャンセルを決めたのなら、すぐに結婚式場へ連絡するようにしましょう。丁寧に、そして明確にキャンセルの意思を伝えて、その結婚式場のルールに従ったキャンセル手続きを進めましょう。また、キャンセルの際には結婚式場の立場や労力を考えて、円満に進めることを第一に考えましょう。
フェアの予約変更
予定が変わったり都合がつかなくなった場合は、その日をキャンセルして、別日の予約を取ってくれる柔軟な対応の結婚式場も多いです。なので、キャンセルを伝えるだけでなく、別日に予約変更できるかどうかについても相談するようにしましょう。もし予約を変更ができる場合は、結婚式場側の対応やルールに従って、予約可能日をいくつか聞いた上で、速やかに別日の予約を行うのが良いでしょう。
試食会や試着会などの体験イベントのあるブライダルフェアの予約変更する場合は、次の予約がすでにいっぱいになっているケースもあり、他の予約者との兼ね合いから結婚式場側ですぐに調整がつかない場合もありますから。
ブライダルフェアのキャンセル手続きについて
正しいキャンセル手続きとは
ブライダルフェアのキャンセル手続きは、（通常は）電話を使ってキャンセルの意志を明確に伝えるのが良いでしょう。メールの場合は結婚式場側ですぐにキャンセルを確認してもらえない可能性があります。
また、キャンセルを伝える時は、予約時に伝えた名前、連絡先などと一緒にキャンセルの理由も伝えるようにしましょう。ただし、キャンセル手続きの具体的な方法が式場公式サイトに掲載されている場合がありますので、一度、公式サイトを確認した上で連絡する方がスムーズかもしれまっせん。
早めに連絡を入れる
キャンセルを決めたのなら、結婚式場側にはできるだけ早めに連絡を入れるましょう。
ふたりのために準備していたものをキャンセルしたり、担当するはずだったプランナーさんが別のカップルの担当に変えるなどの対応ができるようになります。 早めのキャンセル対応は、結婚式場が準備物や時間のロスを減らせるだけでなく、ふたりの予約枠を別のカップルが有効に使えるようになるので、結婚式場への最大の配慮と言えるでしょう。
なので、ブライダルフェアへの参加が不可能になった場合はできるだけ早く連絡を入れましょう。
電話やメールでの連絡方法
ブライダルフェアのキャンセルは、結婚式場側での対応も必要になってくることから、できるだけ早くその意思が伝わる電話での連絡がベストです。ただし、電話での連絡は営業時間内にかける必要があるので、式場公式サイトで営業時間を確認した上で連絡するようにしましょう。また、キャンセルを伝える際は、フェアの名称、予約日時、あなたの名前、そしてキャンセルの理由をきちんと伝えましょう。
また、メールでの連絡は営業時間外でもキャンセルを送れる上に、記録としても残るので、カップル側からは便利だと言えます。ただし、キャンセルは参加者の都合で結婚式場に対応をお願いしなければならないことので、メールを送った翌日の営業時間内に電話でキャンセルが伝わっているかを確認するのが良いでしょう。メールの場合も、フェアの名称、予約日時、自身の名前、そしてキャンセルの理由を詳細に書くことが重要です。
キャンセル時に気をつけたいポイント
ブライダルフェアをキャンセルするときは、その手続きにいくつかのポイントがあります。ポイントを理解して、適切にキャンセルの対応をすることで、無駄なトラブルや誤解を避け、結婚式場側との良好な関係を維持することができます。
- なるべく早くそして丁寧に
- 結婚式場のルールに則って
- 予約していた内容を正確に伝える
- まずは電話で連絡する
- メールの場合は翌日にTELで確認を
- キャンセル対応に謝意を伝える
- 予約を先延ばしする方法も
ブライダルフェアのキャンセル手続きは、早めの連絡、丁寧な対応、そして結婚式場の対応への感謝が大事です。
キャンセルするということは、結婚式場もにとっても、ふたりにとっても、あまりいい感じを持たないですが、結婚式場のルールに基づいて適切に真摯にキャンセル手続きを進めていくことは、今後の結婚式場探しを行う上でも、一人の人間としても大切なことです。
上記のポイントに気をつけて、きちんと丁寧に進めるようにしましょう。
当日キャンセルの手順
当日になり、どうしてもキャンセルしなければならなくなった際には、以下の手順で速やかに確実に会場へキャンセルを伝えるようにしましょう。
- 早朝に速やかに結婚式場に連絡
- 詳細な理由を伝える
- 謝罪と感謝の気持ちを伝える
- キャンセル料や他の費用について確認する
- 今後の対応すべきことや手続きを確認する
- 次回の予約について確認もしくは予約を入れる
ブライダルフェアの当日キャンセルを円滑に行うためには、早朝に結婚式場に直接連絡することが重要です。
まず、キャンセルの理由を丁寧に説明し、体調不良や仕事の都合など、具体的な状況を伝えましょう。できれば、別の日程でのブライダルフェア参加や個別に式場見学するなど予約を行うことで、結婚式場側の理解を得やすくなります。
そして、キャンセルの謝罪とこれまでの対応への感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
このように丁寧に対応することで、当日のブライダルフェアキャンセルを円滑に行うことができ、新郎新婦の皆様の結婚準備に役立てていただけると思います。
キャンセル後の対応と次のステップ
ブライダルフェア キャンセル後の対応は、あなたの結婚準備計画をスムーズに進めていくために重要です。キャンセルの内容によっては、次に何をすべきかが変わるかもしれませんが、必要に応じて以下の対応を行うのが良いでしょう。
（必要なら）式場担当者とのコミュニケーションを続ける
ブライダルフェアのキャンセルはあくまで一時的な事情で、その結婚式場に依然として興味がある場合は、式場担当者さんやウェディングプランナーとのコミュニケーションを続けることはとても重要です。継続的なコミュニケーションをとっていくことは、その結婚式場で理想のウェディングをカタチ作っていく時に必要です。キャンセルしたことでぎこちなくなってしまうと、その会場での結婚準備をうまく進めていくのは難しくなってしまうかもしれません。
式場担当者さん、ウェディングプランナーさんとのコミュニケーションは、ふたりのウェディングを作っていく上でも、一社会人としても重要ですよね。
同じ会場の新たなフェアを予約する
ブライダルフェアは都合で一旦キャンセルしたが、その結婚式場でのウェディングに興味がある場合は、別日で開催されるブライダルフェアの予約をすることをおすすめします。部屋によっては同じ体験会等が開かれていないことがありますので、式場担当者さんやウエディングプランナーさんに、フェアの内容を聞いた上で、新たなブライダルフェアを予約するのが良いでしょう。
やっぱりブライダルフェアに参加しなければ、その会場の良し悪しを自分たちの目で見て感じて評価することができませんから。 フェアをキャンセルしたならば、新たなフェアを予約する、この対応は結婚式場探しを続けていく上で大事です。
別会場の新たなフェアを予約する
キャンセルしたブライダルフェアの結婚式場に興味が無くなっている場合や、すでに他の選択肢を探している場合は、他の結婚式場で開催される新たなフェアを予約するのが良いでしょう。
ブライダルフェアを一会場だけ予約しているというケースはほとんどないのかもしれません。なので、別会場への予約をすぐに入れる必要はないのかもしれません。ただ、ふたりの理想のウェディングを行うためには、その選択肢を狭めずに結婚式場探しを行っていくことが重要です。キャンセルした会場に似た結婚式場に予約を入れるなど、理想のウェディングに近づくためのステップを続けていくことは結婚式場探しで重要なポイントになります。
まとめ
ブライダルフェアをキャンセルする時はどうしても避けられない事情があることがほとんどですよね。その時は、早めに式場に連絡を入れること。それには電話が一番良いでしょう。そして、キャンセルの理由をはっきり伝えることも大切。で、対応は真摯に丁寧に。
また、キャンセルした後も、その結婚式場に興味がある場合は、式場の担当者さんやプランナーさんと連絡を続けることが大切。新たな日程を決めるためにも、ウェディングプランナーさんと話し合うことが大事です。
ふたりが理想とするウェディングをカタチ作っていくためには、どこの結婚式場なら叶えられるのかを探さなければなりません。なので、結婚式場探しに必要なステップとして、たくさんの結婚式場のブライダルフェアに予約を入れていくことになるでしょう。その中で、都合が合わなかったり、様々な理由によってキャンセルしなければならないことが出てくるかもしれません。その時には今回の記事では紹介したようなポイントに注意しながら丁寧にキャンセルの対応を行っていきましょう。